Die meisten Firmenevents brauchen dieselben fünf Bildgruppen: Location und Details, Ankunft, Referierende, Networking und den Abend. Schicken Sie Ihrem Fotografen das Programm, eine VIP-Liste und Ihre zehn wichtigsten Bilder – dann passen die Fotos genau zu dem, wofür Sie sie brauchen.
Eine Shotlist macht den Unterschied zwischen Hunderten zufälligen Fotos und einer Auswahl, die Sie wirklich nutzen können – für Medien, LinkedIn, den Rückblick und die Einladung im nächsten Jahr. Mit dieser Liste arbeiten wir an Firmenevents in Zürich, Genf, Basel und der ganzen Schweiz.
Bevor sich die Türen öffnen: Location und Details
- Der leere, fertig eingerichtete Saal – eine Totale von hinten, eine von der Bühne.
- Branding: Bühne, Logowände, Roll-ups, Namensschilder, Sponsorenbereiche.
- Tischdetails: Dekoration, Menükarten, Geschenke, Licht.
Ankunft und Empfang
- Ankommende Gäste, Registrierung, Apéro.
- Gastgeber begrüssen VIPs und Referierende.
- Erste Gruppenfotos – solange alle noch frisch sind.
Programm: Referate und Podien
- Jede Rednerin, jeder Redner in drei Varianten: weit (Bühne und Leinwand), halbnah und nah mit Geste.
- Podien: das ganze Podium, dann jede Person, während sie spricht.
- Wichtige Folien zusammen mit der Person – ideal für LinkedIn-Posts nach dem Event.
Publikum und Reaktionen
Lachen, Applaus, Notizen, eine Frage aus dem Publikum. Reaktionen zeigen, dass der Inhalt angekommen ist – oft sind es die meistgenutzten Bilder des ganzen Tages.
Networking und Pausen
Kleine Gruppen im Gespräch, Händeschütteln, Kaffee. Natürlich, nicht gestellt – wir arbeiten wie ein unsichtbarer Beobachter, damit alle sie selbst bleiben.
Abend: Dinner, Awards und Party
- Der ganze Saal mit gedeckten Tischen und Licht, von einem erhöhten Punkt aus.
- Awards: die Übergabe, die Gewinnerin oder der Gewinner nah, das Teamfoto.
- Die Energie der Party – Tanzfläche, Anstossen, Lachen.
Die ganze Liste auf einen Blick
| Wann | Was fotografieren | Wofür |
|---|---|---|
| Vor Türöffnung | Saal, Branding, Details | Rückblick, nächste Einladung, Sponsoren |
| Ankunft | Empfang, VIPs, erste Gruppen | Social Media am selben Tag |
| Programm | Referate, Podien, wichtige Folien | Medien, LinkedIn, Dank an Referierende |
| Pausen | Networking, Gespräche | Website, Employer Branding |
| Abend | Dinner, Awards, Party | Rückblick, interne News |
Beispiel: ein Gala-Abend mit 300 Gästen
So wird aus der Liste ein Plan an einer typischen Firmengala – hier mit Türöffnung um 18:00 Uhr:
| Zeit | Der Fotograf ist… |
|---|---|
| 17:15 | Im leeren Saal: Totalen, Tischdetails, Bühne und Branding |
| 18:00 | Am Eingang: Ankunft, Apéro, Gastgeber mit VIPs |
| 18:45 | Gruppenfotos von Geschäftsleitung und Sponsoren – vor dem Dinner, solange alle frisch aussehen |
| 19:15 | Bei der Bühne: Begrüssungsrede, danach Reaktionen im Saal |
| 20:30 | Awards: Übergabe, Gewinner nah, Teamfoto auf der Bühne |
| 22:00 | Die Party: erster Tanz, Tanzfläche, Anstossen – dann eine letzte Totale des Saals |
Der Punkt, an dem dieser Plan steht oder fällt: Gruppenfotos vor dem Dinner. Nach dem Hauptgang und ein paar Gläsern Wein dauert es dreimal so lange, zwölf Personen der Geschäftsleitung zusammenzubringen.
So briefen Sie Ihren Eventfotografen
- Das Programm mit Zeiten und Räumen.
- Namen – am besten mit Foto – von VIPs, Referierenden und Sponsoren.
- Ihre zehn wichtigsten Bilder.
- Wer nicht fotografiert werden soll.
- Brand-Regeln: Logos, Farben, was sichtbar sein muss.
- Welche Bilder Sie noch am selben Tag für Social Media brauchen.
Fotograf plus KI-Fotobox
Der Fotograf erzählt die Geschichte des Events. Eine KI-Fotobox gibt jedem Gast ein persönliches Bild zum Mitnehmen – und zum Teilen. Zusammen gebucht, erhalten Sie beides: die Dokumentation und die Reichweite. Lesen Sie, was uns 471 KI-Porträts an drei Kongressen gezeigt haben.
Häufige Fragen
Wann sollte der Eventfotograf vor Ort sein?
Früh genug, um den leeren, fertig eingerichteten Saal und die Details zu fotografieren, bevor die ersten Gäste kommen – meist 30 bis 45 Minuten vor Türöffnung.
Fotografieren Sie auch ausserhalb von Zürich?
Ja – wir fotografieren Events in der ganzen Schweiz, auch in Genf, Basel, Bern und Lausanne, und auf Anfrage im Ausland.
Können Sie Foto und Video kombinieren?
Ja – Eventfotografie, Eventvideografie und die KI-Foto- & Videobox lassen sich einzeln oder gemeinsam buchen.
Wie starten wir?
Senden Sie uns Datum, Location und Art des Events über das Kontaktformular – wir melden uns mit Ideen und einem Angebot.
Planen Sie ein Event?
Firmenevents, Konferenzen und Galas – im natürlichen Reportage-Stil fotografiert, in der ganzen Schweiz.
Swiss Moments – KI-Foto- & Videobox, Eventfotografie und Business-Porträts in der Schweiz. Über 10 Jahre Erfahrung und mehr als 500 Events.
