Entscheiden Sie, wo die Porträts verwendet werden, reservieren Sie ein ruhiges Sitzungszimmer für den ganzen Tag und geben Sie allen ein fixes Zeitfenster mit Reserveterminen. Der Fotograf bringt ein mobiles Studio in Ihr Büro; Sie sehen alle Bilder, wählen die Favoriten, und diese werden retuschiert.
An einem Headshot-Tag steht das ganze Team vor derselben Kamera, im selben Licht, am selben Tag. Dieser Leitfaden ist für HR, Marketing und Office Management in Zürich und der ganzen Schweiz, die einen solchen Tag organisieren – ohne den Leuten durch den Gang nachzulaufen.
Was ist ein Headshot-Tag im Unternehmen?
Es ist ein Tag, an dem ein Fotograf ein mobiles Studio in Ihrem Büro aufbaut und alle in kurzen, gebuchten Zeitfenstern fotografiert. Niemand muss in ein Studio fahren. Das Ergebnis ist ein einheitlicher Look für das ganze Team – auf der Website, auf LinkedIn, in Offerten und im Geschäftsbericht. Genau so entstehen unsere Business-Porträts.
Was sollten Sie vor der Buchung entscheiden?
Entscheiden Sie zuerst, wo die Bilder verwendet werden. Die Verwendung bestimmt Hintergrund, Ausschnitt und Format.
| Entscheid | Möglichkeiten | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Verwendung | Website, LinkedIn, Offerten, Medien, Intranet | Nennen Sie dem Fotografen jede Verwendung – ein runder Ausschnitt auf der Website braucht mehr Platz um den Kopf. |
| Hintergrund | Neutraler Studiohintergrund oder Ihr Büro | Ein neutraler Hintergrund lässt sich für neue Mitarbeitende am einfachsten wiederholen. |
| Format | Quer, hoch oder beides | Prüfen Sie vor dem Tag, was Ihre Website-Vorlage braucht. |
| Extras | Teamfoto, Geschäftsleitung, Arbeitsszenen | Als eigene Zeitfenster planen, nicht «zwischendurch». |
Welcher Raum eignet sich für einen Headshot-Tag?
Am besten ein ruhiges Sitzungszimmer, das Sie für den ganzen Tag reservieren können. Nennen Sie uns den Ort früh: Ein Foto des Raums, das Stockwerk, der Lift und ein Parkplatz zum Ausladen helfen bei der Planung des Aufbaus. Gewartet wird vor dem Raum, nicht im Raum – niemand entspannt sich, wenn fünf Kolleginnen und Kollegen zuschauen.
Wie planen Sie den Zeitplan?
Geben Sie allen ein fixes Zeitfenster und verschicken Sie es als Kalendereinladung. Planen Sie in jedem Zeitfenster ein paar Minuten zum Aufwärmen ein – die ersten Bilder sind selten die besten. Beispiel: ein Plan für ein Team von 24 Personen.
- 08:00 – Aufbau und Lichttest im Sitzungszimmer.
- 09:00–12:00 – Erste Gruppe in Einzelterminen, Abteilung für Abteilung.
- 12:00 – Porträts der Geschäftsleitung und ein Gruppenfoto, solange alle im Haus sind.
- 13:30–16:30 – Zweite Gruppe, dazu zwei Reservetermine für alle, deren Sitzung länger gedauert hat.
Reservetermine sind die nützlichste Zeile im Plan. Irgendjemand steckt immer in einem Call fest.
Was sollte das Team vorher wissen?
Schicken Sie eine kurze E-Mail eine Woche vorher und eine Erinnerung am Vortag. Sie sollte enthalten:
- Datum, Raum und das persönliche Zeitfenster.
- Dresscode: was Sie zu einem wichtigen Kundentermin tragen würden; ruhige Farben, keine grossen Logos oder kleinen Muster.
- Wo die Bilder verwendet werden.
- Ob eine Person für Haare und Make-up vor Ort ist – das beruhigt und spart Retusche.
Viele sagen, sie seien «nicht fotogen». Nach unserer Erfahrung stimmt das selten – sie hatten nur noch nie genug Zeit vor der Kamera. Für die Details leiten Sie unseren Leitfaden zur Vorbereitung auf ein Business-Porträt-Shooting weiter.
Was ist mit Abwesenden und neuen Mitarbeitenden?
Planen Sie sie von Anfang an ein. Jemand ist krank oder auf Reisen, und während des Jahres kommen neue Leute dazu. Vereinbaren Sie bei der Buchung einen Nachholtermin und wählen Sie einen Look, der sich wiederholen lässt: gleicher Hintergrund, gleiches Licht, gleicher Ausschnitt. Das ist der wichtigste Grund, warum viele Teams einen neutralen Studiohintergrund einer bestimmten Ecke im Büro vorziehen.
Wie laufen Auswahl und Lieferung ab?
Sie sehen alle Bilder, wählen die Favoriten aus, und diese werden retuschiert. Legen Sie vorher fest, wer auswählt: jede Person ihr eigenes Bild oder eine Person für das ganze Team. Die eigene Auswahl dauert etwas länger, aber ein selbst gewähltes Porträt wird auch verwendet – auch auf LinkedIn. Unser Beitrag über Fehler beim LinkedIn-Profilbild zeigt, wie ein guter Ausschnitt dort aussieht.
Der Headshot-Tag auf einen Blick
- Verwendungen aufgelistet: Website, LinkedIn, Offerten, Medien.
- Hintergrund und Format entschieden.
- Sitzungszimmer für den ganzen Tag reserviert; Foto des Raums an den Fotografen geschickt.
- Zeitfenster in allen Kalendern, mit Reserveterminen.
- E-Mail zum Dresscode eine Woche vorher, Erinnerung am Vortag.
- Person für Haare und Make-up gebucht, falls gewünscht.
- Gruppenfoto und Geschäftsleitung als eigene Zeitfenster geplant.
- Nachholtermin für Abwesende und neue Mitarbeitende vereinbart.
- Klar, wer die Bilder auswählt.
Häufige Fragen
Müssen wir für Team-Headshots in ein Studio kommen?
Nein. Wir bringen ein mobiles Studio in Ihr Büro. So muss niemand reisen, und jede Person ist nur für ihr eigenes Zeitfenster vom Arbeitsplatz weg.
Neutraler Studiohintergrund oder das Büro als Hintergrund?
Beides funktioniert. Ein neutraler Hintergrund lässt sich für neue Mitarbeitende am einfachsten wiederholen; Porträts im Büro zeigen mehr von Ihrem Unternehmen. Viele Teams kombinieren beides: neutrale Porträts für alle, Büroporträts für die Geschäftsleitung.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die am Tag fehlen?
Vereinbaren Sie bei der Buchung einen Nachholtermin. Weil Hintergrund, Licht und Ausschnitt wiederholt werden, passen die späteren Porträts zum Rest des Teams.
Fotografieren Sie Teams auch ausserhalb von Zürich?
Ja – Business-Porträts in Zürich, Genf, Basel, Bern und Lausanne, in der ganzen Schweiz und auf Anfrage im Ausland.
Planen Sie einen Headshot-Tag für Ihr Team?
Business-Porträts mit mobilem Studio bei Ihnen im Büro – in Zürich, Genf, Basel oder überall in der Schweiz.
Swiss Moments – KI-Foto- & Videobox, Eventfotografie und Business-Porträts in der Schweiz. Über 10 Jahre Erfahrung und mehr als 500 Events.
